이 시스템은 고객들과의 각종 증명서 및 통지서, 법적효력, 문서보안이 필요한 분야 등에 사용할 수 있다. 내용증명과 같이 법적효력이 인정되는 공인전자우편 주소로 스팸메일이 완전 차단돼 개인정보 보호가 강화되는 장점이 있다.
전자문서 유통시스템은 공인전자문서중계자(등록대행기관)에 가입하고 정보통신산업진흥원에 공인전자주소(#메일)를 등록하면 사용할 수 있다. 개인은 공인전자문서중계자에 가입해 사용하고, 기업 등은 #메일 서버를 기업내 자체 구축해 사용하면 된다.
전자문서는 정보처리시스템에 의해 전자적 형태로 작성·유통할 수 있게 생성된 문서다.
일반적으로 한글, 워드, 엑셀과 같은 문서작성 프로세서를 사용해 작성·저장된 형식의 파일로 법적효력도 인정된다.
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